Hovedsiden
Infosiden
Dokumentmaler - Word
www.nakling.no
|
Hovedsiden
|
Vidar
Nakling
www.nakling.no |
|
|
|
||
Malsystem for "Triangel Industrier AS".
|
|
Standardmaler
|
Avanserte maler
|
Brevmal med dialogDette er en ganske alminnelig brevmal, som viser en dialogboks når den startes opp.
Dialogboksen er utfylt med så mye opplysninger fra brukerinformasjonen som mulig. Dialogboksen sørger også for at det som skrives inn av adresser, referanser etc. kommer på riktig plass i dokumentet. Adressefeltet i dokumentet vises selvfølgelig riktig i en vinduskonvolutt, enten den er C4, C5 eller E6/5. Denne malen inneholder, som alle dokumentmalene mine, separate inndelinger for side 1 og for de etterfølgende sidene. Bunn- og topptekster på side 2 er forberedt, selv om de ikke synes i et 1-siders dokumentet. Wordhint: Plasser markøren nederst på en side, trykk Ctrl+Enter – så setter Word inn en ny side og flytter markøren til toppen av den nye siden. Brevmalen eksisterer også i en engelsk utgave, med engelsk tekst og stavekontroll. Hvis du er interessert i en skikkelig internasjonal løsning, ta en titt på denne: Brevmal uten dialogNoen liker enklere dokumenter, dette er en blank side hvor adresseinfo og annen tekst kan skrives direkte inn. Riktig plassering er angitt med plassholdere av typen (Adresse 1). Mange kunder insisterer på å ha med faksmal og møteinnkalling i malsamlingen fremdeles. Det ordener jeg selvfølgelig. men i denne eksempelsamlingen har jeg hoppet over dem. Kan ikke huske sist jeg sendte en faks, men tror det var i forrige århundre. Og jeg går i så lite møter som mulig, men når jeg må troppe opp, blir jeg alltid innkalt vie e-post. MøtereferatMøtereferat, derimot, er ofte svært nødvendig. (Hvem sa hva og hvem skulle gjøre det?) Det som er den lille juvelen her er kalenderkontrollen i dialogboksen. Det følger kalenderkontroller med Microsoft Office, men i en vanlig installasjon blir de som regel ikke med. Derfor er det vanskelig å distribuere maler som bruker Microsofts kontroller uten å lage en egen installasjonsmodul og evt. feilbehandling for denne.
Løsningen ble å lage min egen – denne kalenderkontrollen er en separat dialogboks, hvor det er til sammen 42 dagsknapper, disse justeres og nummereres automatisk hver gang brukeren velger en ny måned. Og denne virker alltid - i mange hundre år fremover. Detaljene var en liten utfordring, VBA-entusiastene må gjerne ta et dypdykk i koden her.
Teknisk rapportJeg har laget mange forskjellige rapportmaler gjennom tidene, dette er en syntese av noen av dem. Malen har en egen førsteside, innholdsfortegnelse på side to og brødtekst med nummererte overskriftsstiler på de følgende sidene. Egen redigeringsmeny I denne malen ligger det et knippe hjelpekommandoer i en egen gruppe (eller i en egen verktøylinje i 2003-versjonen) De to første er spesiallaget for denne malen, de to siste er bare kjappere referanser til faste funksjoner i Word (som ikke alltid er like lette å finne frem til.)
Rediger titler
Denne kommandoen viser dialogboksen fra oppstarten av malen på nytt og med det som er gjeldende tekst vist frem. Her kan du endre tittel, emne etc., dette endres både på førstesiden og i topptekstene på alle følgende sider. Rediger vannmerke Det er en vannmerke- funksjon i Microsoft Office, men den er tungvint og har et visst rykte for å krasje store dokumenter av og til. En større kunde ba meg lage en egen vannmerke-funksjon og det er den som er vist her. Vannmerkene er autotekster, som allerede er definert i malen, og dialogen kan sette dem inn – eller fjerne dem. Og denne virker som den skal. Oppdater innholdsfortegnelse -gjør akkurat det. Innholdsfortegnelsen på side 2 (og inndeling 2) oppdateres med alle nye forekomster av overskriftsstilene 1 til 3. Innholdsfortegnelsen kan selvfølgelig også administrerers og oppdateres gjennom Words egne kommandoer for den slags. Ikke alle kjenner til eller husker hvordan det gjøres, og setter pris på denne kjappere løsningen. Sett inn kryssreferanse Viser kryssreferansedialogen. (Du må kjenne litt til hva det er for å ha nytte av den, men her er det også kode som hindrer at det settes inn kryssreferanse på de to første sidene. (inndelingene)) Office 2003-versjonen har også en egen liten verktøylinje ute til venstre som hjelper deg å velge stilene Overskrift 1- 4 og vanlig normalstil for det avsnittet markøren står i. I Office 2007/2010 ser du de samme stilene i det vanlige feltet opp i "båndet". Internasjonalt memoDenne er jeg godt fornøyd med! Originalen er et dokumentsett jeg laget for et norsk firma med mange internasjonale avdelinger. De ønsket seg ett sett med 6 ganske vanlige dokumentmaler (brev, faks, møtereferat, rapport etc. ) for 42 forskjellige kontoradresser, og med 11 forskjellige språk. Dette blir: 6 x 42 x 11 = 2772 forskjellige dokumentmaler! En smule strevsomt når alle skal oppdateres med ny design eller annen info! (Egentlig skulle jeg ikke klage, jeg har som oftest timesats for den slags.) Løsningen jeg foreslo var å lage 6 universelle maler, som alle har muligheten til å endre språk og lokasjon. Og resultatet ble bra! I memomalen her er det vist frem en mini-versjon av dette konseptet:
Tekstfilene er i 16 bits Unicode, merk at f. eks. kyrilliske bokstaver går fint, både i dokumentene og i dialogboksene. I originalversjonen av dette systemet var det også mulighet til å ha forskjellig logo for hvert kontor. Navnet på logofilen ligger i locations.ini, og programkoden i malen setter inne bildefilen med riktig plassering og størrelse. Og dette tikker og går - hver dag - fra Michigan og Mönchengladbach til Kuala Lumpur og Moskva. (eller Москва!) Kontaktinfo: KundehenvendelseEn forholdsvis enkel mal, vedlegg til en saksmappe om kundehenvendelser.
PantsettelsesdokumentDenne viser en annen dokumentform - et beskyttet dokument - her blir hele dokumentet en slags dialogboks. Det er bare noen få felt det er tillatt å fylle ut, resten av teksten ligger beskyttet i bakgrunnen. Denne formen brukes ofte ved standardformularer hvor det er mye fast tekst og lite variabel tekst. Juridiske tekster av denne typen er gjengangere i denne dokumentkategorien.
Så lenge beskyttelsen for dokumentet ikke er knyttet til et passord er det ikke vanskelig for en litt erfaren bruker å slå av beskyttelsen og gjøre endringer i selve hovedteksten – men det vi først og fremst ønsker å beskytte oss mot er utilsiktede endringer. BankgiroEn gammel traver. Denne laget jeg i 1999 og den har i alle år vært på toppen av sidetreffene på web'en min. Det er rett og slett en mal som samler info fra en dialogboks og bygger opp et dokument som kan skrives ut på et vanlig bankgiroformular.
Utfordringen er ofte å få beløpet til å treffe riktig i høyde – siden mange skrivere "drar" arkene litt forskjellig har jeg lagt inn en justering i høyde. Bankgiromalen husker hva du skrev og valgte forrige gang og viser det samme frem ved nest oppstart. KontraktDette er igjen en lettvektsversjon av et system jeg lagt for en større norsk industribedrift - en automatisk kontraktsgenerator. Temaet her er ansettelseskontrakter. Grunnlaget er en universell kontraktstekst, med flere tekstalternativer tilgjengelig der det er nødvendig. En dialog med flere faner angir innholdet og alternativene. Når brukeren avslutter dialogen settes det inn navn, datoer, beløp, prosentsatser etc., og de tekstene som ikke er aktuelle blir slettet. I utgangspunktet er all variabel tekst merket med gul bakgrunnsfarge, når det endelige dokumentet produseres, settes bakgrunnen til vanlig hvit.
Det er en ganske omfattende test på at alle felt er fylt ut og alle valg foretatt, om ikke alt er ferdig gis det beskjed om det. Det er mulig å overstyre automatikken og avslutte før alt er fylt ut. I originalsystemet er det 8 forskjellige kontrakter som kan genereres på denne måten. I demoversjonen har jeg også laget en liten snarvei - hvis du vil teste hvordan denne virker, uten å fylle ut alle feltene, er det en egen knapp nederst i høyre hjørne på den siste arkfanen som fyller ut hele greia med eksempeldata. Easter eggs Ferdig brev med valgfrie siderDette er et eksempel på et system for dokumentproduksjon som brukes av flere forskjellige banker og forsikringsselskap. Her bygger vi opp et dokument med en fast førsteside og fire valgfrie sider deretter. Det kan selvfølgelig være mange flere.
Hovedavtalen er alltid med, det går ikke an å klikke den ut. De fire andre delene kan legges til - i den rekkefølgen de står her. Informasjonen fra dialogboksen, som navn, adresse, fødselsnummer kontonummer etc., settes inn i alle delene som er valgt. På denne måten kan et stort og komplekst avtaledokument bygges opp med noen få klikk - og kundeinformasjonen skrives bare en gang. Ofte kan denne hentes automatisk fra eget kundesystem. |
|
